av HMS.no | Metoder og Verktøy
Prinsippene i en moderne HMS-ledelse består av prosesser som i større og større grad anerkjennes som en del av de sentrale styringsprinsippene. At resultater og kvalitet påvirkes av HMS-arbeidet bør i dag være en kjensgjerning. Det bør ikke være en overraskelse hver gang en skade eller uønsket hendelse inntreffer.
Begrepet Total kvalitet (TQM) er ment å vise at disse faktorene spiller inn på hverandre.
Hvordan kan man definere hva som er Total kvalitet?
En definisjon på Total kvalitet kan være:
Å levere varer og tjenester overfor kunder:
- til riktig tid
- til riktig pris
Å levere varer og tjenester med de egenskaper som dekker kundens opplevde behov, på en slik måte at ansatte, kunder og tredjepart:
- ikke påføres helsemessige belastninger
- ikke påføres skader
- får minimalt forbruk av ikke fornybare ressurser
- får utelukket varige belastninger på det ytre miljøet
Hvis du vil vite mer om hva vi legger i begrepet Total kvalitet (TQM), ta kontakt med oss på telefon 23 00 86 60.
av HMS.no | Risikovurdering
Risikovurdering:
Riskovurdering er en vurdering av risiko knyttet til virksomheten i samsvar med kravene i internkontrollforskriftens § 5, pkt 6. Internkontrollforskriftens bestemmelser er felles for følgende sikkerhetslovområder:
- Arbeidsmiljøloven
- Brann- og eksplosjonsvernloven
- Forurensningsloven
- Sivilforsvarsloven
- Lov om tilsyn med elektriske anlegg
- Produktkontrolloven
- Genteknologiloven
- Strålevernloven
Risikovurderingen baserer seg på uønskede hendelser knyttet til virksomheten og konsekvensene av disse hendelsene, holdt opp mot virksomhetens kriterier for akseptable risiko.
Akseptabel risiko er virksomhetens egen vurdering av hvilke konsekvenser som virksomheten kan akseptere, og hvor ofte virksomheten kan akseptere at uønskede hendelser oppstår.
Konsekvensområdene som uønskede hendelser alltid skal vurderes opp mot er:
- Fare for tap/skade av/på liv og helse
- Fare for tap/skade av/på økonomiske og materielle skader
- Fare for skade/belastning på ytre miljø.
Alle typer virksomhet er pålagt å dokumentere sin risiko skriftlig. Hvilke farlige forhold som skal inngå i vurderingen varierer ut fra type virksomhet. Eksempel på slik variasjon kan sees i tabellen her.
Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS):
Risiko og sårbarhetsanalyse er en todelt risikovurdering hvor man først analyserer de mest sårbare punkter, oppgaver eller tjenester for deretter å vurdere risiko knyttet til disse punkter, oppgaver eller tjenester.
Sikkerhetsgjennomgang (HAZOP):
Sikkerhetsgjennomgang (HAZOP) er en fysisk gjennomgang av en produksjonslinje, et fysisk areal, eller en arbeidsprosess for å kontrollere:
Om objektet/prosessen er i samsvar med krav satt i lov, forskrift eller standard
Identifisere svake punkter, feilkilder eller risikoutsatte deler av linjen eller prosessen
Vurdere konsekvensene av feil/avvik både med tanke på sikkerhet for liv/helse og miljø, men også for produktet/tjenesten
Finne fram til forebyggende tiltak
HAZOP egner seg godt til å bruke på bygg/anlegg eller deler av slike.
Sikker jobbanalyse (SJA):
Sikker jobbanalyse er en risikovurdering knyttet til en enkelt jobb. SJA deler inn jobben i faser, f.eks. planlegging, klargjøring/rigging, gjennomføring og sluttkontroll. SJA identifiserer farlige forhold som kan medføre en risiko, parter som er/kan bli involvert i jobben, tiltak som må iverksettes for sikring av jobbgjennomføringen. I tillegg har SJA en evalueringsdel som oppsummerer mulige avvik og risiko som man ikke på forhånd hadde vurdert.
SJA egner seg godt på risikoutsatt arbeid som man utfører sjelden, eller på arbeidsoppgaver som man tidligere ikke har gjennomført og som det senere skal utarbeides skriftlig instrukser for.
Statusrapporter:
Statusrapporter er en rapport om situasjonen slik den er (as is) på et bestemt tidspunkt eller en bestemt periode av et prosjekt. Det kan være en teknisk rapport som oppsummerer status når det gjelder tekniske forhold, en framdriftsrapport som rapporterer framdriften i forhold til en framdriftsplan.
Revisjon:
Revisjon er en systematisk gjennomgang av virksomhet, deler av en virksomhet, styringssystem, prosedyre/instruks, eller risikovurdering med tanke på:
1. Om Prosedyren/instruksen(-e) er i samsvar med behov og/eller risiko
2. Om styringssystemet er i samsvar med gjeldende regelverk, behov og/eller organisasjon
3. Om instrukser og styringssystemer følges i virksomheten
Revisjoner ledes av en kvalifisert revisor. I revisjonsteamet kan det også være fagrevisorer dersom spesielle områder av revisjonen krever dette.
Revisjoner dokumenteres i en egen revisjonsrapport som angir:
1. Avvik i forhold til lov/forskrift/standard
2. Anmerkninger der praksis eller systemer har mindre mangler eller avvik i forhold til lov/forskrift/standard, eller avvik i forhold til veileder eller bransjestandard
3. Observasjoner over forhold som er dårlig praksis eller god praksis
Vernerunde:
Vernerunder er en fysisk gjennomgang av en virksomhet eller deler av en virksomhet for å kontrollere at særlig de fysiske og tekniske forhold ved virksomheten er forsvarlige opp mot lov/forskrift/standard eller de arbeidsoppgaver som skal utføres.
Vernerunder er et lederansvar og lederens verktøy for periodisk kontroll med virksomheten. Ved vernerunder benyttes gjerne sjekklister over forhold man skal kontrollere. Verneombud, eller ansattes representant skal alltid ha tilbud om å delta på vernerunder.
Arbeidsmiljøkartlegging/-analyse:
En kartlegging med innhenting av data, og en faglig vurdering av funnene/datainnsamlingen over faktorer av betydning for arbeidsmiljøet. Slike faktorer kan være:
- Kommunikasjon
- Egenkontroll/-styring
- Belønning
- Tilbakemelding
- Stress
- Mobbing
- Konflikt
- Støtte
- m.m.
Det er et metodisk krav om at andre med faglig kompetanse skal kunne komme fram til samme vurdering basert på samme datagrunnlag.
Teknisk rapport:
En rapport over bestemte faglige tema, utarbeidet av fagkompetent personell. Normalt har tekniske rapporter en streng struktur og form i samsvar med fagområdenes standarder.
Vil du vite mer om disse begrepene? Ta gjerne kontakt med oss per telefon 23 00 86 60.
av HMS.no | Risikovurdering
Hvor skal man legge lista i en risikovurdering? Et utfordrende spørsmål i seg selv. Hvis man ikke vet svaret på dette spørsmålet, kan det være greit å gjøre seg noen betraktninger først. En start kan være å besvare følgende spørsmål:
- Hvilke lover gjelder for min virksomhet?
- Hvilke skader har jeg hatt i min virksomhet?
- Hva er typiske skader/ uønskede hendelser som kan oppstå i min virksomhet?
- Hva er konsekvensene av uønskede hendelser og hvor ofte vil de oppstå?
- Hva er akseptabel risiko i min virksomhet og kan jeg dele inn risikoen i ulike nivåer for akseptabel risiko?
Når man så besvarer disse spørsmålene, har man skaffet seg en første oversikt over risikoen i organisasjonen. Svarene på de tre første spørsmålene vil være ren informasjon som kan brukes som en direkte input i en risikovurdering.
For de siste to punktene vil det imidlertid raskt dukke opp utfordringer knyttet til manglende systematisering og begrepsapparat. For å kunne sammenligne ulike risikoer, vil det dermed ofte oppstå et behov for å definere ulike nivåer for konsekvens og sannsynlighet. Det er dette som vil utgjøre akseptabel risiko.
Akseptabel risiko er den risikoen du godtar/ setter for ulike nivåer i din organisasjon. Grunnen til at man vektlegger å definere akseptabel risiko, er at det nettopp er denne akseptable risikoen man vurderer ulike risikoer opp i mot, altså hvor ”farlige” ulike risikoer er. Man har da begynt å definere et begrepsapparat.
Hvor man setter selve verdien på ulike nivåer for konsekvens og sannsynlighet avhenger bl.a. av type virksomhet og organisasjon. Det gjelder altså å sette passende nivåer og intervaller mellom dem for din virksomhet.
Hvor mange nivåer (av konsekvens og sannsynlighet) man vil ha er også av betydning. Avhengig av risikobildet og ambisjonsnivå, kan man velge både 2, 3, 4, 5 eller flere nivåer.
Eksempel: I en risikovurdering med 3 nivåer, kan konsekvensen settes til UFARLIG, KATASTROFAL eller FARLIG, MEN AKSEPTABEL, mens sannsynligheten settes til SJELDEN eller HYPPIG eller HAR/ KAN OPPSTÅ. Se tabellen under.
Flere nivåer vil gi en mer finmasket risikovurdering, og ofte vil et minimum med 3 nivåer gi en mer nyansert fremstilling av risikoene.
Fortsatt vanskelig å finne sine nivåer for akseptabel risiko? Vel, det er noen andre betraktninger man også kan se nærmere på. Still deg selv følgende spørsmål:
Er nivåene i den akseptable risikoen satt ut i fra konkrete ledelse- og HMS-mål?
Hvor skal vi sette verdiene av nivåene for å skille mellom hva som er ufarlig, katastrofalt og hva som ligger midt i mellom disse for vår bedrift?
Vi går ikke nærmere inn på risikovurderingen i denne omgang, artikkelen er kun ment å omtale ulike nivåer til kriterier for bestemmelse av risiko.
av HMS.no | Internkontroll
Det å komme skikkelig i gang med internkontroll HMS kan synes å være utfordrende for mange. Å tilfredsstille kravene i bl.a. Internkontrollforskriften og Arbeidsmiljøloven kan vekke hodebry selv for erfarne bedriftsledere. Det er imidlertid viktig å huske på at dette ikke er noe skippertak, men at dette skal være en kontinuerlig prosess.
Hvordan starte opp dette arbeidet?
Internkontroll HMS
Det er bortimot like mange tilnærminger til dette som det er organisasjoner der ute, men noen av prinsippene kan likevel synes å ligne på hverandre. Vi tar for oss noen av disse i det følgende:
Forankring i strategi og ledelse: Det er en forutsetning at ledelsen selv er deltagende i dette, samtidig med at det settes av tilstrekkelige ressurser til dette arbeidet. Ideelt sett bør HMS-strategi, -mål og –visjoner inngå direkte i organisasjonens ledelsesstrategi. Lovmessig er HMS-mål pålagt etter Internkontrollforskriftens § 5-4. Disse målene bør være troverdige, konkrete, målbare og oppnålige. I en helhetlig internkontroll HMS vil gjerne HMS-målene derfor også ha betydning som styringsverktøy sentralt, for gjennomføring av risikovurdering og direkte på arbeidsmiljøet. Lag dere derfor gode HMS-mål.
Sett deg inn i lovverket: Skaff dere oversikt over hvilke lover/ regler som gjelder for din virksomhet/ bransje. Det er denne oversikten som bør være lett tilgjengelig og kjent i alle deler av din virksomhet. Selve lovtekstene kan være samlet et sted eller henvist til, for eksempel til lovdata.no.
Sørg for tilstrekkelig opplæring: Ledere, verneombud, HMS-ansvarlig og brannansvarlig m.m. skal ha den opplæringen som de behøver, i tillegg til den som er lovpålagt. Sett dere inn i lovverket og sett av ressurser til dette. Det bør også dokumenteres i lister eller lignende hvem som har hvilken HMS-opplæring.
Fastsett virksomhetens HMS-organisasjon: Utarbeid en organisasjonsplan for HMS-arbeidet. Beskriv deretter de ulike rollene vedrørende HMS. Det skal fastsettes hvordan ansvar, oppgaver og myndighet fordeles mellom de ulike rollene. Det skal ikke være noen tvil om hvem som skal gjøre hva.
Gjennomfør en risikovurdering: I det kontinuerlig HMS-arbeidet gjennomføres risikovurderinger med jevne mellomrom. Når man går i gang med en internkontroll HMS, er det mest ryddig å gjennomføre én helhetlig risikovurdering som er myntet på alle områdene til virksomheten, samt alle typer risiko. Etter hvert kan det være mer aktuelt å gjennomføre risikovurderinger innenfor mer avgrensede områder/ risikoer.
Etabler en fungerende avviksbehandling: En avviksbehandling er essensiell for å lære av sine feil/ kvalitetsavvik. Rutiner for dette må være på plass etter Internkontrollforskriftens § 5-7. Terskelen for å rapportere avvik bør være lav. Hensikten med å rapportere avvik er å oppnå en kontinuerlig forbedring av HMS-arbeidet i organisasjonen, ikke å henge ut noen. Sørg i tillegg for at rapporteringen går sin gang. Med dette menes at avvik skal være enkelt å rapportere, det skal være tydelig hvor og hvordan avvik skal rapporteres, avvikene skal også få sin fortjente oppmerksomhet og gå sin rette ordregang i hierarkiet. Det er dermed åpenbart at frister og ansvar er en naturlig del av avviksbehandlingen. Den som har rapportert avviket bør også få tilbakemelding på behandlingen av avviket.
Gjennomgå og overvåk din internkontroll: Med jevne mellomrom skal internkontrollen gjennomgås. Ved endringer i din organisasjon, arbeidsområde, produktområde og risikoområde skal også internkontrollen gjennomgås. Oppsummert vil dette si at du skal ha en plan for når og hvordan du skal ha en gjennomgang av din HMS. Det vil derfor være aktuelt å ha en gjennomgang av internkontrollen for eksempel hvert annet år, samt hver gang det er endringer.
Denne artikkelen er blant annet basert på kravene vi finner i Internkontrollforskriftens § 5.
