Kontroll og overvåking i arbeidslivet

Personvern gjelder for alle, også når de er på jobb. Mange har arbeidsplasser hvor det benyttes ett eller flere kontrolltiltak. Det kan være bruk av overvåkingskamera, GPS-posisjonering av biler og personer samt ID-kort som viser når du kommer og går. Dette gjør at det er en del spørsmål som man bør ta stilling til før denne typen kontrolltiltak etableres.

Arbeidstilsynet har derfor gitt ut en ny veileder som har til hensikt å gjøre det enklere å sikre at vilkårene for slike kontrolltiltak er til stede. Veilederen kan lastes ned herfra.

 

Grunnleggende råd om kontrolltiltak på arbeidsplassen

Arbeidstilsynet trekker selv frem 5 grunnleggende råd om kontrolltiltak på arbeidsplassen:

1. Innføring av kontrolltitlak skal drøftes med arbeidstakernes tillitsvalgte.

2. Ansatte skal være informert om at kontroll og overvåking finner sted. Dette inkluderer informasjon om hvordan kontroll og overvåking skjer samt hva informasjonen brukes til.

3. Arbeidsgiver skal vurdere om andre metoder kan fungere og skal hele tiden velge den minst inngripende løsningen.

4. Alle tiltak skal stemme overens med den aktiviteten som drives samt at de skal samsvare med de problemene som virksomheten ønsker å løse.

5. Alle kontrolltiltak skal evalueres jevnlig.

 

Risikovurdering

Hva er hensikten med en risikovurdering?

Målsettingen med en risikovurdering er å redusere sjansen for skader eller sykdom på arbeidsplassen. Det kan få alvorlige konsekvenser for den enkelte arbeidstaker dersom det er elementer i arbeidsdagen som medfører høy risiko for skader eller sykdom samt at det kan få konsekvenser for arbeidsgivere i form av høyere sykefravær, lavere produksjon, høyere gjennomtrekk av arbeidstakere med tilhørende kostnader i forbindelse med rekruttering etc.

Bilde av arbeider som er påkjørt av truck

Hvem trenger risikovurdering?

Arbeidsmiljøloven dekker i all hovedsak alle virksomheter som har arbeidstakere med noen få unntak som er spesifisert i lovens paragraf 1-2.

I paragraf 3 er det listet opp en rekke krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Herunder fremgår det i punkt C at farer og problemer skal kartlegges med tanke på å vurdere risikoforholdene i virksomheten. Dette omtales også i Internkontrollforskriftens paragraf 5 hvor det fremgår at kartlegging av farer og problemer skal dokumenteres skriftlig.

Det betyr med andre ord at alle virksomheter som omfattes av Arbeidsmiljøloven skal vurdere risikoen med den hensikt å redusere sjansen for skader og sykdom. Det fremgår også at det er arbeidsgivers ansvar å foreta denne risikovurderingen.

Gjennomføring av risikovurdering

På Arbeidstilsynets faktaside om risikovurdering er hovedbudskapet at man bør gjøre dette enkelt. De trekker frem tre spørsmål som dekker kjernen i en risikovurdering:

  • Hva kan gå galt?
  • Hva kan gjøres for å hindre dette?
  • Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det allikevel skulle skje?

Hvor omfattende en risikovurdering blir avhenger selvfølgelig av typen virksomhet, hvilken type arbeid som utføres og størrelsen på arbeidsplassen.

For en enkel arbeidsplass med for eksempel vanlig kontorarbeid vil en risikovurdering være en rimelig enkel sak. For de virksomhetene som er større og har mer kompliserte risikoforhold kan det være hensiktsmessig å innhente ekstern hjelp. Arbeidstilsynet presiserer på sin faktaside at uansett hvem som gjennomfører risikovurderingen så er det arbeidsgiver som har ansvaret for at risikovurderingen blir gjennomført på en god måte.

Arbeidstilsynet viser også en enkel trinnvis modell for gjennomføring av risikovurderingen:

Trinn 1: Finn farekilder

Trinn 2: Hva kan skje og hvor sannsynlig er det?

Trinn 3: Hva kan vi gjøre for å hindre det?

Trinn 4: Tiltak og videre arbeid

Arbeidet med risikovurdering og internkontroll er et løpende arbeid. Den risikovurderingen man gjennomførte for 3 eller 5 år siden er ikke nødvendigvis dekkene i dag. I Internkontrollforskriftens paragraf 4 fremgår det at det er den ansvarlige i virksomheten som er ansvarlig for at det innføres og utøves internkontroll.

 

Kilder og ressurser for mer informasjon om risikovurdering:

Arbeidstilsynets faktaside om risikovurdering

Arbeidsmiljøloven

Internkontrollforskriften

Internkontroll

Hva er internkontroll?

Internkontroll er rett og slett en samling med systematiske tiltak som sørger for at en virksomhet arbeider i henhold til gjeldende krav. Hvilke krav som gjelder for din virksomhet avhenger av hva din virksomhet driver med. Omfanget av arbeidet med internkontroll avhenger også av virksomhetens størrelse og arbeidsområde. Små virksomheter med liten risiko klarer seg gjerne med et enkelt system mens større virksomheter med stor risiko vil trenge et mer omfattende system.

Hvilke krav stilles til internkontrollen?

I Internkontrollforskriftens paragraf 5 er det listet opp 8 punkter for hva internkontrollen innebærer for virksomheter:

  1. Gjeldende lover og forskrifter skal være lett tilgjengelig med særlig fokus på de som gjelder din virksomhet spesifikt.
  2. Arbeidstakere skal ha tilstrekkelig informasjon om virksomhetens arbeid med systematisk internkontroll.
  3. Sørge for at arbeidstakerne deltar i arbeidet med internkontrollen.
  4. Etablering av mål for helse, miljø og sikkerhet.
  5. Oversikt over virksomhetens organisering med oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.
  6. Kartlegging av farer og problemer med den hensikt å avdekke risikoforhold. Dette brukes til å etablere tiltak for å redusere risikoen.
  7. Iverksetting av rutiner for å rette opp og forebygge overtredelser.
  8. Løpende oppfølging av internkontrollen slik at man hele tiden vet om den fungerer som forutsatt.

Det fremgår også av forskriften at punktene 4-8 skal dokumenteres skriftlig.

 

Hva er hensikten med internkontroll?

Formålet med internkontroll fremgår i Internkontrollforskriftens paragraf 1. Det systematiske arbeidet med internkontroll skal fremme følgende punkter:

  • Arbeidsmiljø og sikkerhet
  • Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser
  • Vern av det ytre miljø mot forurensing og en bedre avfallshåndtering.

Ved å jobbe med disse punktene vil man være på god vei mot å nå målene i lovgivningen for helse-, miljø- og sikkerhet. I samarbeid med arbeidstakerne vil det systematiske arbeidet med internkontrollen være en god form for kvalitetssikring. For at dette skal fungere i praksis er det viktig at alle arbeidstakerne er kjent med virksomhetens internkontroll. Herunder ligger rutiner, tiltak, ansvarsområder og hvem som har myndighet på dette området i virksomheten. Gode rutiner for varsling av avvik med tilhørende muligheter for tilbakemelding på avvik er gjerne også viktig for at dette arbeidet skal fungere som forutsatt.

 

Hvem trenger Internkontroll?

Alle virksomheter som har arbeidstakere er underlagt krav om internkontroll. Ansvaret for å sørge for at virksomheten etterlever kravene om internkontroll ligger hos den som er ansvarlig for virksomheten. Arbeidet med internkontrollen skal utføres i tett samarbeid med virksomhetens arbeidstakere. En detaljert oversikt over internkontrollforskriftens virkeområde finner man i forskriftens paragraf 2.

 

Risikovurdering

Punkt 6 i listen over henspeiler på det som ofte kalles risikovurdering. En risikovurdering er i utgangspunktet bygget på spørsmål rundt hvilke risikoelementer man har i virksomheten, hvordan man kan redusere denne risikoen og hva som kan gjøres for å redusere konsekvensene dersom det skulle gå galt. Risikovurderingens omfang avhenger av virksomhetens størrelse og art.

Les mer om risikovurdering. (link til egen artikkel om risikovurdering)

 

Tilsyn

Det finnes en rekke ulike tilsynsorganer som følger opp kravene til internkontroll. Hvilke tilsynsmyndigheter som er aktuelle for din virksomhet avhenger av virksomhetens art.

Tilsynsmyndighetene kan være behjelpelig med informasjon om hvilke krav som gjelder for din virksomhet. Et godt sted å starte i så måte er Arbeidstilsynet. Les gjerne mer om Internkontroll på deres faktaside.

 

Kilder og ressurser

Arbeidstilsynet

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

Helsedirektoratet

Miljødirektoratet

Statens strålevern

Mattilsynet

Internkontrollforskriften

Hvem er pålagt å ha branndokumentasjon?

Hvem som skal ha branndokumentasjon fremkommer i forskrift om brannforebyggende tiltak og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Disse forskriftene går også under navnene forebyggendeforskriften og internkontrollforskriften.

Kort fortalt gjelder kravet om branndokumentasjon for alle brannobjekter. Dersom du har et særskilt brannobjekt er kravene noe strengere.

Definisjon av brannobjekt fra forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn:

Enhver bygning, konstruksjon, anlegg, opplag, tunnel, virksomhet, område m.m. hvor brann kan oppstå og true liv, helse, miljø eller materielle verdier.

I og med at kravene til branndokumentasjon også er knyttet mot internkontrollforskriften vil kravene gjelde for de som driver virksomhet. Det betyr at man ikke trenger branndokumentasjon for sin egen bolig.

Bilde av symbolet for paragrafer under en lupe.

Særskilt brannobjekt

Særskilte brannobjekter er brannobjekter som er omfattet av brann- og eksplosjonsvernlovens paragraf 13. Enkelt fortalt er særskilte brannobjekter de objektene hvor det er fare for tap av mange liv, objekter med særskilt brannfare hvor brann vil kunne ha store konsekvenser for samfunnet samt objekter som regnes som viktige i et kulturhistorisk perspektiv.

Hvem har ansvaret og hvilke krav stilles?

Det er eier av de ulike objektene som har ansvaret for at kravene som fremkommer i lov og forskrift etterleves. Hvilke krav som gjelder for de ulike objektene avhenger av om det er et særskilt brannobjekt eller ikke. Eier av et objekt kan ikke fraskrive seg sine forpliktelser gjennom avtale. Det betyr for eksempel at eier ikke kan fraskrive seg ansvaret ved å henvise til leietakere eller brannvernleder.

For øvrig fremgår de generelle kravene til eiere og brukere av brannobjekter i forskriftens paragraf 2. I tillegg er det krav til organisatoriske- og tekniske tiltak i særskilte brannobjekter i paragraf 3 og 4. Herunder beskrives også krav om brannvernleder i særskilte brannobjekter. Brannvernleder er eiers representant og skal blant annet delta ved tilsyn. Eier er som tidligere nevnt ikke fritatt for ansvar selv om objektet har en brannvernleder.

Oppdatert branndokumentasjon er verdifullt

Det er mange gode grunner til å stille krav til branndokumentasjonen på de objektene eier og eventuelt vurderer å overta. Økonomi er blant de faktorene som man definitivt bør ha i bakhodet ved vurdering av branndokumentasjonen i de ulike objektene. Det blir fort kostbart dersom man plutselig oppdager at man har overtatt objekter hvor det kreves større oppgraderinger i alarmanlegg, sprinkleranlegg eller kanskje ombygginger for at objektet skal tilfredsstille kravene til rømningsveier

For nybygg vil noe av dokumentasjonen knyttet til brannsikkerhet inngå som en del av den FDV-dokumentasjonen man skal få overlevert i forbindelse med overtakelse av objektet. Denne dokumentasjonen er veldig ofte ikke tilpasset den videre driftsfasen for objektet. Det kan derfor være lurt å stille krav til denne dokumentasjonen i en tidlig fase ved nybygg.

Blant den dokumentasjonen som det kan være lurt å se etter ved overtakelse av bygg finner vi branntekniske tegninger, brannstrategi, ferdigattest, tilsynsrapporter, branntekniske tilstandsvurderinger, oversikt over brannverntiltak samt organisering av brannvernet.

Branntekniske tegninger: Tegninger som viser hvor og hvilke branntekniske installasjoner som er en del av objektet. Rømningsplaner, plantegninger, snittegninger og situasjonskart er også aktuelle tegninger.

Brannstrategi: Angir/ beskriver et samlet sett med overordnede branntekniske ytelseskrav for bygget. Teknisk forskrift (TEK 10) angir minimumskravene som er fastsatt for brannsikkerhet i bygninger.

Ferdigattest: Attest som viser at saken er ferdig behandlet. Utstedes basert på innsendt informasjon og kan således trekkes tilbake om den er gitt på bakgrunn av feilaktig informasjon.

Tilsynsrapporter: Rapporter som er tilsendt objektet fra branntilsyn. Her vil det fremgå om tilsynet har bemerkninger til brannsikkerheten i bygget.

Branntekniske tilstandsvurderinger: Disse vurderingene er gjerne utarbeidet av branningeniører og forteller hvordan den branntekniske tilstanden til bygget er.

Brannverntiltak: Hvilke tiltak har man satt i gang for å bedre brannsikkerheten i objektet? Dette kan være tiltak som er gjennomført, under utføring eller som er planlagt gjennomført.

Organisering av brannvernet: Viser hvem har ansvar og myndighet i forhold til brannvern i objektet. Dette er gjerne et organisasjonskart som viser ansvarsområder med oversikt over hvem som er eier, brannvernleder, kontaktpersoner hos leietakere, nødvendig kontaktinformasjon, hvem som skal varsles ved en hendelse etc.

 

Relevante linker:

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

Brann og eksplosjonsvernloven

Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetssamarbeid i virksomheter

Trenger du hjelp med din branndokumentasjon? Kontakt oss i Venator as. Vi har branningeniører med lang erfaring. Vi hjelper deg gjerne med blant annet etablering av branndokumentasjon, branntekniske tilstandsvurderinger, branntegninger, dialog med tilsynsmyndigheter, brannstrategi og brannvernledertjenester.

Vi kan også tilby brannbok på internett gjennom vårt nettbaserte system Vergo.

Vanligste pålegg fra Arbeidstilsynet

Tall fra Arbeidstilsynet viser at det syndes mest mot det som gjelder absolutt alle. Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet er noe som kreves av alle virksomheter i Norge og like fullt er det dette det syndes mest mot.    I løpet av de over 15000 tilsynene i 2012 fikk 6 av 10 virksomheter reaksjoner fra Arbeidstilsynet.

De mest brukte hjemlene i 2012:

forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten

– forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste

– forskrift om tungt om ensformig arbeid

– forskrift om vern mot støy på arbeidsplassen

Les mer om dette på Arbeidstilsynet sine sider.

Bygg- og anlegg er den bransjen med flest lovbrudd. Denne bransjen har da også hatt flest tilsyn. På plassene bak følger varehandel, industri og helse- og sosial.

Les mer hos byggfakta.no.