Det å komme skikkelig i gang med internkontroll HMS kan synes å være utfordrende for mange. Å tilfredsstille kravene i bl.a. Internkontrollforskriften og Arbeidsmiljøloven kan vekke hodebry selv for erfarne bedriftsledere. Det er imidlertid viktig å huske på at dette ikke er noe skippertak, men at dette skal være en kontinuerlig prosess.
Hvordan starte opp dette arbeidet?
Internkontroll HMS
Det er bortimot like mange tilnærminger til dette som det er organisasjoner der ute, men noen av prinsippene kan likevel synes å ligne på hverandre. Vi tar for oss noen av disse i det følgende:
Forankring i strategi og ledelse: Det er en forutsetning at ledelsen selv er deltagende i dette, samtidig med at det settes av tilstrekkelige ressurser til dette arbeidet. Ideelt sett bør HMS-strategi, -mål og –visjoner inngå direkte i organisasjonens ledelsesstrategi. Lovmessig er HMS-mål pålagt etter Internkontrollforskriftens § 5-4. Disse målene bør være troverdige, konkrete, målbare og oppnålige. I en helhetlig internkontroll HMS vil gjerne HMS-målene derfor også ha betydning som styringsverktøy sentralt, for gjennomføring av risikovurdering og direkte på arbeidsmiljøet. Lag dere derfor gode HMS-mål.
Sett deg inn i lovverket: Skaff dere oversikt over hvilke lover/ regler som gjelder for din virksomhet/ bransje. Det er denne oversikten som bør være lett tilgjengelig og kjent i alle deler av din virksomhet. Selve lovtekstene kan være samlet et sted eller henvist til, for eksempel til lovdata.no.
Sørg for tilstrekkelig opplæring: Ledere, verneombud, HMS-ansvarlig og brannansvarlig m.m. skal ha den opplæringen som de behøver, i tillegg til den som er lovpålagt. Sett dere inn i lovverket og sett av ressurser til dette. Det bør også dokumenteres i lister eller lignende hvem som har hvilken HMS-opplæring.
Fastsett virksomhetens HMS-organisasjon: Utarbeid en organisasjonsplan for HMS-arbeidet. Beskriv deretter de ulike rollene vedrørende HMS. Det skal fastsettes hvordan ansvar, oppgaver og myndighet fordeles mellom de ulike rollene. Det skal ikke være noen tvil om hvem som skal gjøre hva.
Gjennomfør en risikovurdering: I det kontinuerlig HMS-arbeidet gjennomføres risikovurderinger med jevne mellomrom. Når man går i gang med en internkontroll HMS, er det mest ryddig å gjennomføre én helhetlig risikovurdering som er myntet på alle områdene til virksomheten, samt alle typer risiko. Etter hvert kan det være mer aktuelt å gjennomføre risikovurderinger innenfor mer avgrensede områder/ risikoer.
Etabler en fungerende avviksbehandling: En avviksbehandling er essensiell for å lære av sine feil/ kvalitetsavvik. Rutiner for dette må være på plass etter Internkontrollforskriftens § 5-7. Terskelen for å rapportere avvik bør være lav. Hensikten med å rapportere avvik er å oppnå en kontinuerlig forbedring av HMS-arbeidet i organisasjonen, ikke å henge ut noen. Sørg i tillegg for at rapporteringen går sin gang. Med dette menes at avvik skal være enkelt å rapportere, det skal være tydelig hvor og hvordan avvik skal rapporteres, avvikene skal også få sin fortjente oppmerksomhet og gå sin rette ordregang i hierarkiet. Det er dermed åpenbart at frister og ansvar er en naturlig del av avviksbehandlingen. Den som har rapportert avviket bør også få tilbakemelding på behandlingen av avviket.
Gjennomgå og overvåk din internkontroll: Med jevne mellomrom skal internkontrollen gjennomgås. Ved endringer i din organisasjon, arbeidsområde, produktområde og risikoområde skal også internkontrollen gjennomgås. Oppsummert vil dette si at du skal ha en plan for når og hvordan du skal ha en gjennomgang av din HMS. Det vil derfor være aktuelt å ha en gjennomgang av internkontrollen for eksempel hvert annet år, samt hver gang det er endringer.
Denne artikkelen er blant annet basert på kravene vi finner i Internkontrollforskriftens § 5.
