Internkontroll
Hva er internkontroll?
Internkontroll er rett og slett en samling med systematiske tiltak som sørger for at en virksomhet arbeider i henhold til gjeldende krav. Hvilke krav som gjelder for din virksomhet avhenger av hva din virksomhet driver med. Omfanget av arbeidet med internkontroll avhenger også av virksomhetens størrelse og arbeidsområde. Små virksomheter med liten risiko klarer seg gjerne med et enkelt system mens større virksomheter med stor risiko vil trenge et mer omfattende system.
Hvilke krav stilles til internkontrollen?
I Internkontrollforskriftens paragraf 5 er det listet opp 8 punkter for hva internkontrollen innebærer for virksomheter:
- Gjeldende lover og forskrifter skal være lett tilgjengelig med særlig fokus på de som gjelder din virksomhet spesifikt.
- Arbeidstakere skal ha tilstrekkelig informasjon om virksomhetens arbeid med systematisk internkontroll.
- Sørge for at arbeidstakerne deltar i arbeidet med internkontrollen.
- Etablering av mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Oversikt over virksomhetens organisering med oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.
- Kartlegging av farer og problemer med den hensikt å avdekke risikoforhold. Dette brukes til å etablere tiltak for å redusere risikoen.
- Iverksetting av rutiner for å rette opp og forebygge overtredelser.
- Løpende oppfølging av internkontrollen slik at man hele tiden vet om den fungerer som forutsatt.
Det fremgår også av forskriften at punktene 4-8 skal dokumenteres skriftlig.
Hva er hensikten med internkontroll?
Formålet med internkontroll fremgår i Internkontrollforskriftens paragraf 1. Det systematiske arbeidet med internkontroll skal fremme følgende punkter:
- Arbeidsmiljø og sikkerhet
- Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser
- Vern av det ytre miljø mot forurensing og en bedre avfallshåndtering.
Ved å jobbe med disse punktene vil man være på god vei mot å nå målene i lovgivningen for helse-, miljø- og sikkerhet. I samarbeid med arbeidstakerne vil det systematiske arbeidet med internkontrollen være en god form for kvalitetssikring. For at dette skal fungere i praksis er det viktig at alle arbeidstakerne er kjent med virksomhetens internkontroll. Herunder ligger rutiner, tiltak, ansvarsområder og hvem som har myndighet på dette området i virksomheten. Gode rutiner for varsling av avvik med tilhørende muligheter for tilbakemelding på avvik er gjerne også viktig for at dette arbeidet skal fungere som forutsatt.
Hvem trenger Internkontroll?
Alle virksomheter som har arbeidstakere er underlagt krav om internkontroll. Ansvaret for å sørge for at virksomheten etterlever kravene om internkontroll ligger hos den som er ansvarlig for virksomheten. Arbeidet med internkontrollen skal utføres i tett samarbeid med virksomhetens arbeidstakere. En detaljert oversikt over internkontrollforskriftens virkeområde finner man i forskriftens paragraf 2.
Risikovurdering
Punkt 6 i listen over henspeiler på det som ofte kalles risikovurdering. En risikovurdering er i utgangspunktet bygget på spørsmål rundt hvilke risikoelementer man har i virksomheten, hvordan man kan redusere denne risikoen og hva som kan gjøres for å redusere konsekvensene dersom det skulle gå galt. Risikovurderingens omfang avhenger av virksomhetens størrelse og art.
Les mer om risikovurdering. (link til egen artikkel om risikovurdering)
Tilsyn
Det finnes en rekke ulike tilsynsorganer som følger opp kravene til internkontroll. Hvilke tilsynsmyndigheter som er aktuelle for din virksomhet avhenger av virksomhetens art.
Tilsynsmyndighetene kan være behjelpelig med informasjon om hvilke krav som gjelder for din virksomhet. Et godt sted å starte i så måte er Arbeidstilsynet. Les gjerne mer om Internkontroll på deres faktaside.
Kilder og ressurser